รัฐบาลมาเลเซีย โดยกระทรวงมหาดไทย (Ministry of Home Affairs) และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องประกอบกันขึ้นเป็นคณะกรรมการ ได้กำหนดนโยบายและวางกฎระเบียบในการพิจารณาอนุมัติการขอจ้างงานแรงงานต่างชาติ ดังนี้

          การคำนึงถึงสิทธิของแรงงานท้องถิ่นเป็นหลัก ในการว่าจ้างแรงงานในประเทศมาเลเซียนั้น บริษัทจะต้องคำนึงถึงสิทธิของแรงงานท้องถิ่นเป็นหลัก หากจะมีการจ้างงาน ควรเสนอตำแหน่งงาน ให้แรงงานท้องถิ่นก่อน โดยบริษัทจะต้องพยายามในทุกวิถีทางเพื่อให้ได้มาซึ่งแรงงานท้องถิ่น เช่น การลงทะเบียนกับกรมแรงงานมาเลเซียเพื่อจัดหาแรงงานท้องถิ่นผ่านระบบ Job Clearance System (JCS) การลงประกาศโฆษณา ในหนังสือพิมพ์ ก่อนที่จะยื่นขออนุมัติโควต้าในการจ้างแรงงานต่างชาติกับกระทรวงมหาดไทยของประเทศมาเลเซีย

          จำนวนแรงงานต่างชาติที่ได้รับการอนุมัติการจ้างงานจะยึดถือตามอัตราส่วนหรือโควต้าที่  ศูนย์ครบวงจรกำหนด แต่นายจ้างจะไม่สามารถจ้างงานแรงงานต่างชาติเกินกว่าร้อยละ 50 ในตำแหน่งงานเดียวกันได้

          ภาคประกอบการที่ได้รับการอนุมัติให้จ้างงานแรงงานต่างชาติ มีทั้งหมด 6 ภาคส่วน ได้แก่ 

1. ภาคการเพาะปลูก (Plantation) ได้แก่ การเพาะปลูกพืชเศรษฐกิจ เช่น ยาง น้ำมันปาล์ม และโกโก้ 

2.  ภาคการเกษตร (Agriculture) ได้แก่ การปลูกพืชไม้ดอก การเลี้ยงสัตว์ การเพาะเลี้ยงสัตว์น้ำ

3. ภาคอุตสาหกรรม (Factory) ได้แก่ อุตสาหกรรมเพื่อการส่งออก และอุตสาหกรรมภายในประเทศ ตามประเภทอุตสาหกรรมที่กำหนด

4. ภาคการก่อสร้าง (Construction)

5. ภาคบริการ (Service) 

– ภาคประกอบการย่อย ธุรกิจร้านอาหาร (ผู้ประกอบอาหารเท่านั้น)

– ภาคประกอบการย่อย ซักล้างและทำความสะอาด

– ภาคประกอบการย่อย บ้านพักตากอากาศ

          สำหรับตำแหน่งพนักงานนวด นายจ้างจะต้องดำเนินการผ่านกระทรวงการท่องเที่ยวมาเลเซีย โดยการเข้าไปติดต่อขอให้กระทรวงการท่องเที่ยวจัดระดับ (Rating) ให้กับร้านนวด โดยร้านนวด ที่ได้รับการจัดระดับ 3 ดาวขึ้นไปเท่านั้น จึงจะได้รับหนังสือสนับสนุนจากกระทรวงการท่องเที่ยวเพื่อนำไปประกอบการขอหนังสือรับรองจากกระทรวงทรัพยากรมนุษย์มาเลเซีย ก่อนที่จะยื่นขอโควต้ากับกระทรวงมหาดไทยมาเลเซียต่อไป

          นับตั้งแต่วันที่ 22 มกราคม 2552 เป็นต้นมา ตำแหน่งแรงงานควบคุมคาร์โก แรงงานซักรีด ช่างตัดผม ธุรกิจขายปลีกและค้าส่ง ธุรกิจสิ่งทอ ผลิตภัณฑ์โลหะและของมือสอง พนักงานนวดสปาและนวด

6. ผู้ช่วยแม่บ้าน

ประเทศที่ได้รับการอนุมัติการจ้างงาน ประเทศต้นทางที่ได้รับอนุมัติการจ้างงาน ได้แก่ ประเทศกัมพูชา เนปาล พม่า ลาว เวียดนาม ฟิลิปปินส์ ปากีสถาน ศรีลังกา เตอร์กเมนิสถาน อุซเบกิสถาน คาซัคสถาน อินเดีย อินโดนีเซีย และไทย

          อย่างไรก็ตาม สำหรับประเทศฟิลิปปินส์ เฉพาะแรงงานชายเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้ทำงาน  ใน 6 ภาคประกอบการดังกล่าวข้างต้น

          สำหรับแรงงานจากประเทศอินเดีย อนุญาตให้ว่าจ้างในภาคบริการ (เฉพาะร้านอาหาร) ภาคก่อสร้าง (สายไฟฟ้าแรงสูง) ภาคการเกษตร และภาคการเพาะปลูก

          สำหรับประเทศอินโดนีเซีย แรงงานชายไม่ได้รับอนุญาตให้ทำงานในภาคอุตสาหกรรม แต่แรงงานหญิงได้รับอนุญาตให้ทำงานในทุกภาคประกอบการ

          ระยะเวลาของการจ้างงาน การจ้างแรงงานต่างชาติในประเทศมาเลเซียมีกำหนดระยะเวลาการจ้างงานที่แน่นอน โดยทั่วไปแล้ว ระยะเวลาที่รัฐบาลมาเลเซียกำหนดคือ 5 ปี และต่ออายุได้อีก 5 ปี ดังนั้น แรงงานต่างชาติมีระยะเวลาการจ้างงานสูงสุดเท่ากับ 10 ปี โดยเมื่อครบกำหนด 10 ปีแล้ว หากนายจ้างยังมีความต้องการจ้างงานต่อ แรงงานต้องมีอายุไม่เกิน 45 ปี (อายุการจ้างงาน 18-45 ปี) และต้องเว้นวรรคการจ้างงานและเดินทางกลับประเทศต้นทางไปก่อนเป็นเวลา 6 เดือน จากนั้น นายจ้างจึงจะสามารถยื่นเรื่องขอให้กลับมาทำงานใหม่ได้

ทั้งนี้ ในการต่อใบอนุญาตทำงานในปีที่ 6 รัฐบาลมาเลเซียมีเงื่อนไข 2 ประการ คือ

(1) แรงงานต่างชาติในภาคก่อสร้าง จะต้องได้รับประกาศนียบัตรแรงงานฝีมือจากสภาฝึกอบรมแรงงานฝีมือแห่งชาติ (National Vocational Training Council: NVTC) หรือจากคณะกรรมการพัฒนาอุตสาหกรรมก่อสร้าง (Construction Industry Development Board: CIDB) โดยจะต้องได้รับประกาศนียบัตร 3 เดือนก่อนที่ใบอนุญาตทำงานในปีที่ 5 จะหมดอายุ 

(2) เมื่อการจ้างงานในปีที่ 5 สิ้นสุดลง นายจ้างจะต้องไปยกเลิกใบอนุญาตทำงานของแรงงาน และแรงงานต้องเดินทางกลับประเทศต้นทางเป็นระยะเวลา 6 เดือน จึงจะสามารถเดินทางเข้ามาทำงาน     ในปีที่ 6 ต่อไปได้ 

อย่างไรก็ตาม นายจ้างจะได้รับการอนุมัติใบอนุญาตทำงานในปีที่ 6 หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของกระทรวงมหาดไทยของมาเลเซียเป็นหลัก

ขั้นตอนการนำแรงงานต่างชาติเข้าไปทำงานในประเทศมาเลเซียโดยถูกต้องตามกฎหมาย
(โดยวิธีลูกจ้างเดินทางเข้ามาทำงานด้วยตนเอง)

1.    นายจ้างจะต้องยื่นขอโควต้าจำนวนคนงานต่างชาติจากกระทรวงมหาดไทยของมาเลเซีย (Ministry of Home Affairs) โดยทางการมาเลเซียจะพิจารณาจำนวนคนงานต่างชาติ จากประเภทและขนาดของแต่ละกิจการ และชำระค่าธรรมเนียมแรงงานต่างชาติ (levy)
2.    เมื่อได้รับอนุมัติจากกระทรวงมหาดไทยแล้ว นายจ้างจัดหาคนงานตามจำนวนโควต้าที่ได้รับ  ซึ่งนายจ้างอาจติดต่อคนงานโดยตรง ติดต่อบริษัทจัดหางานในประเทศไทย หรือมอบอำนาจให้สำนักงานแรงงานในประเทศมาเลเซีย (สนร. มาเลเซีย) เป็นผู้ประสานให้ความช่วยเหลือ
3.    เมื่อได้รายชื่อคนงานแล้ว  นำหลักฐานประกอบด้วย สำเนาหนังสือเดินทางคนงาน ใบรับรองแพทย์ ใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมฯ  ไปขอ Calling Visa ที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองมาเลเซีย กระทรวงมหาดไทย
4.    นายจ้างนำเอกสารสัญญาจ้างงานมาให้สำนักงานแรงงานในประเทศมาเลเซียประทับรับรอง พร้อมเอกสารประกอบ ได้แก่ 
    สำเนาหนังสือจดทะเบียนบริษัท (Company registration form 9,24,49 หรือ form D)
    สำเนาใบอนุญาตประกอบกิจการ (Business License)
    สำเนาบัตรประจำตัวนายจ้าง
    Calling Visa
    สำเนาหนังสือเดินทางลูกจ้าง
    รูปถ่ายลูกจ้าง
    แผนที่สถานประกอบการ
    รูปถ่ายสถานประกอบการและที่พักของลูกจ้าง ซึ่งสนร. มาเลเซียอาจขอเข้าตรวจสอบสถานที่ทำงาน และที่พักคนงานด้วย
5.    นายจ้างส่งเอกสาร ได้แก่ Calling Visa และสัญญาการจ้างงานที่รับรองแล้ว ให้คนงานในประเทศไทยนำไปขอวีซ่าชั่วคราว 3 เดือน (Single Entry visa) ที่สถานทูตหรือสถานกงสุลมาเลเซียในประเทศไทย
6.    คนงานแจ้งการเดินทางไปทำงานต่างประเทศที่จัดหางานจังหวัดที่มีภูมิลำเนา หรือที่กรมการจัดหางาน ถ. มิตรไมตรี ดินแดง กทม.  พร้อมทั้งสมัครเป็นสมาชิกกองทุนช่วยเหลือคนหางานไปทำงานต่างประเทศ  และรายงานตัวที่ด่านตรวจคนหางาน ณ สนามบินหรือด่านที่เดินทางออกจากประเทศ
7.    เมื่อคนงานเดินทางถึงมาเลเซียแล้ว นายจ้างจะต้องดำเนินการขอทำใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) ให้ลูกจ้าง ซึ่งจะต้องทำภายในเวลาที่ได้รับอนุญาตให้อยู่ในประเทศมาเลเซีย (1-3 เดือน) และให้คนงานส่งเอกสารการรายงานตัวมาทำงานในมาเลเซียให้กับสนร. มาเลเซียทราบด้วย